Esta práctica es delegada por muchas organizaciones a empresas externas, tiene como misión acreditar y verificar la existencia de los bienes, contrastar los resultados contra la información contable, detectar las inconsistencias y efectuar los ajustes necesarios, para reflejar una información exacta.
JC Servicios garantiza el adecuado registro y eficiente verificación de los bienes patrimoniales consignando la condición real y la información detallada del bien, permitiendo la mejor toma de decisiones.
Dentro de nuestros servicios ofrecemos diferentes alcances, adecuándonos a las necesidades y requerimientos de nuestros clientes:
- Inventario Físico al barrer de los Activos Fijos.
- Etiquetado del Activo Fijo (con sticker de poliéster o placa metálica con código de barras).
- Reconstrucción del detalle de los activos fijos con las características indicadas en facturas, guías de remisión, cotizaciones, etc.
- Conciliación Contable de los Activos Fijos.
- Elaboración del Catálogo fotográfico de los Activos Fijos.
- Valorización y Tasación de los Activos Fijos, con informe refrendado por peritos.
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Nuestra solución ofrece como resultado:
- Eficiencia y precisión en la realización de los procesos de captura de datos, mediante el uso de Terminales Portátiles (PDAs) y software a la medida (flexible), lo que nos permite configurarlo de acuerdo a la necesidad y características de cada empresa.
- Contar con una base de datos confiable y actualizada con bienes visibles y controlables, que permita consultas detalladas para una mejor toma de decisiones.
- Reducción del riesgo de pérdida de equipos, determinando con veracidad el estado situacional y operatividad de los bienes.
- Disminuir costos operativos y de gestión en el control de los activos
- Conocer la ubicación de los bienes de la empresa y los responsables de su custodia.
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Beneficios del servicio de inventario de activo fijo y conciliación contable
- El control del activo fijo a través de un inventario posibilita ganancias sensibles a toda la organización, saneando el activo y generando controles gerenciales para fines contables y fiscales.
- La correcta aplicación de la depreciación de los Activos Fijos, resultará en un menor pago de impuesto a la renta.
- Con la realización de los inventarios se puede identificar los bienes que estén en desuso, así como los bienes depreciados, bienes que necesitan reparación o mejoras, etc.
- Evaluación del cumplimiento de las políticas y normas, lo cual permite tomar medidas correctivas y anticiparse a auditorías internas y externas.
- Al conocer la cantidad real de los activos en operación se podrá reducir los costos en la contratación de los seguros, permitiendo obtener una valoración adecuada sobre el patrimonio.
- Cuando hay un control de Activos se puede identificar lo que está siendo desviado y desechado, permitiendo la identificación de las pérdidas.
Nuestra Metodología:
· Planeamiento y organización general del inventario Físico
- Elaboración del cronograma de actividades.
- Reconocimiento de los ambientes.
- Elaboración del Maestro de Ubicaciones, Centro de Costo y Responsables.
- Elaboración del Catálogo Fotográfico de activos más representativos.
- Elaboración del Catálogo de Activos.
- Revisión y adaptación del proceso de inventario.
- Normalización de la Base Contable recibida.
- Capacitación al personal.
· Inventario físico (al barrer)
- Comprobación de la presencia del bien y su estado de conservación.
- Registro en el terminal portátil los atributos del activo (descripción, marca, modelo, número de serie, capacidad/potencia, medidas, color, entre otros).
- Asignación de ubicación física indicando el inmueble, piso y área.
- Asignación del responsable del bien.
- Pegado de la etiqueta de código de barras al bien.
· Procesamiento de la información
- Ingreso y/o descarga de la información a nuestro software de activos fijos.
- Conciliación automática (Inventario vs Registros Contable)
- Emisión de reportes (bienes conciliados, sobrantes y faltantes)
- Búsqueda de Faltantes.
- Conciliación final
- Informe Final y emisión de reportes (resultados del servicio)
- CD ROOM, conteniendo los archivos del Inventario Físico en formato Excel y PDF
· Etiquetado del activo
Para la codificación o etiquetado de los activos fijos se utilizan etiquetas de diverso material. Las más comúnmente usadas con las de poliéster aluminizado y las de metal (aluminio, acero). El empleo de un tipo específico de material depende del tipo del activo, si es una maquinaria o un mueble, y de las condiciones en las cuales opera, bajo techo o a la intemperie, en clima riguroso, ambiente de alta temperatura, etc.
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